Zpracování osobních údajů

Mendelova univerzita v Brně, IČ 62156489, se sídlem na adrese Zemědělská 1665/1, 613 00 Brno, Česká republika (dále jen „správce“ nebo „MENDELU“), tímto plní informační povinnost  vůči subjektům údajů v souladu s čl. 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen „GDPR“, a to jako správce osobních údajů. 

Kontaktní údaje na správce osobních údajů:

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:

Mgr. Martin Pernica, Ph.D.

Mendelova univerzita v Brně, Zemědělská 1665/1, Brno 613 00

Kontaktní e-mail: dpo@mendelu.cz

Vymezení některých pojmů

Správce osobních údajů – MENDELU jako právnická osoba a současně orgán veřejné moci, a to v rozsahu působnosti a pravomocí veřejné vysoké školy, která sama určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. MENDELU je veřejná vysoká škola zřízená v souladu se zákonem č.111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách). MENDELU svobodně a samostatně uskutečňuje zejména vědeckou, výzkumnou, vývojovou a inovační, uměleckou nebo další tvůrčí činnost.

Příjemce osobních údajů – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytovány, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. 

Subjekt osobních údajů – fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají. Subjektem údajů není právnická osoba.

Osobní údaje – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor. 

Zpracování osobních údajů – jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů jako je shromažďování, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení. 

Souhlas se zpracováním  osobních  údajů – projev  vůle  subjektu údajů,  kterým dobrovolně dává prohlášením či potvrzením svolení ke zpracování svých osobních údajů pro konkrétní účel.

Zásady pro zpracování osobních údajů na MENDELU

MENDELU zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu, který je nezbytný pro činnost univerzity, případně souvisí se službou, kterou na MENDELU využíváte. MENDELU chrání Vaše osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy.

MENDELU při zpracování osobních údajů aplikuje principy a zásady vyplývající z GDPR:

Zásadu zákonnosti, která nám ukládá zpracovávat Vaše osobní údaje v souladu s právními předpisy a na základě nejméně jednoho právního důvodu.

Zásadu korektnosti a transparentnosti, která nám ukládá povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje otevřeně a transparentně a poskytnout Vám informace o způsobu jejich zpracování.

Zásadu účelového omezení, která nám umožňuje shromažďovat Vaše osobní údaje pouze za jednoznačně vymezeným účelem.

Zásadu minimalizace údajů, která nám ukládá povinnost zpracovávat pouze osobní údaje nezbytné, relevantní a přiměřené ve vztahu k účelu jejich zpracování.

Zásadu přesnosti, která nám ukládá povinnost přijmout veškerá rozumná opatření umožňující nám zajistit pravidelnou aktualizaci či opravu Vašich osobních údajů.

Zásadu omezení uložení, která nám ukládá povinnost uchovávat Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile pomine doba pro zpracování osobních údajů nebo účel zpracování, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s Vaší osobou. Toto se netýká takových osobních údajů, které je třeba po stanovenou dobu archivovat v souladu s příslušnými právními předpisy.

Zásadu integrity a důvěrnosti, nepopiratelnosti a dostupnosti, která nám ukládá Vaše osobní údaje zabezpečit a chránit před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou či zničením. Z těchto důvodů přijímáme četná technická i organizační opatření pro ochranu Vašich osobních údajů.

Zásadu odpovědnosti, která nám ukládá povinnost umět doložit soulad všech shora vyjmenovaných podmínek.

Účely zpracování osobních údajů

Při naplňování svého poslání zpracovává MENDELU Vaše osobní údaje zejména pro následující účely:

1. Vzdělávací činnost (přijímací řízení, studium, celoživotní vzdělávání, mezinárodně uznávané kurzy, knihovnické služby)
2. Vědecko-výzkumná, vývojová a tvůrčí činnost (řešení projektů, pořádání konferencí, publikační a vydavatelská činnost, habilitační a profesorská řízení)
3. Administrativa a provoz MENDELU (personalistika a mzdy, ekonomika a účetnictví, správa majetku, provozní agendy, e-infrastruktura, bezpečnost a ochrana zdraví při práci, veřejné zakázky)
4. Ochrana majetku a bezpečnost (objektová bezpečnost, kamerové systémy, přístupy do zabezpečených prostor, bezpečnostní monitoring provozu počítačové sítě, zpracování bezpečnostních incidentů)
5. Komerční činnost (stravovací a ubytovací služby, E-shop MENDELU, smluvní komerční činnost)
6. Informační a propagační činnost (webové stránky, marketing a propagace, klub absolventů)

Kategorie osob, jejichž osobní údaje zpracováváme

MENDELU zpracovává osobní údaje těchto kategorií osob (subjektů údajů):

1. Zaměstnanci (osoby vykonávající závislou práci v základním pracovněprávním vztahu v pracovním nebo obdobném poměru k MENDELU)
2. Uchazeči o zaměstnání na MENDELU
3. Externí spolupracovníci MENDELU (osoby bez pracovněprávního vztahu k MENDELU zapojené do vzdělávacích, výzkumných a dalších aktivit MENDELU)
4. Uchazeči o studium na MENDELU
5. Studenti, účastníci stáží a programů podpory zahraničních stáží, účastníci celoživotního vzdělávání a mezinárodně uznávaných kurzů, výukových, volnočasových, smluvních a dalších aktivit MENDELU)
6. Členové orgánů a komisí zřízených MENDELU (vědecká rada, správní rada atp.)
7. Účastníci výzkumu (osoby zapojené do výzkumných aktivit a projektů v roli zkoumaných subjektů)
8. Smluvní a projektoví partneři, jiní zákazníci (osoby využívající či nakupující služby a produkty MENDELU)
9. Návštěvníci  a účastníci akcí pořádaných MENDELU
10. Návštěvníci webových stránek MENDELU
11. Osoby, jejichž osobní údaje jsou zaznamenány kamerovými systémy provozovanými MENDELU

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

MENDELU zpracovává osobní údaje poskytnuté přímo subjekty údajů (fyzickými osobami) na základě plnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje nebo na základě jiných právních důvodů, případně údaje poskytnuté či získané v souladu s právními předpisy od jiných subjektů či z jiných zdrojů (např. veřejné rejstříky).

To může zahrnovat následující kategorie osobních údajů:

1. Identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné jméno, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, titul, státní příslušnost, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis apod.)
2. Kontaktní údaje (adresa místa trvalého pobytu, adresa místa faktického pobytu, kontaktní telefonní číslo, kontaktní e-mail apod.)
3. Popisné údaje (dosažené vzdělání, znalost cizích jazyků, odborná kvalifikace, údaj o vojenské službě, znalosti a dovednosti, počet dětí, portrétní fotografie, video/audio záznam o osobě, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, členství v zájmových organizacích, trestní bezúhonnost, apod.)
4. Studijní údaje (záznamy o studiu a studijních aktivitách, studijní výsledky, studijní ocenění)
5. Ekonomické údaje (bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně, odvody sociálního a zdravotního pojištění apod.)
6. Pracovní údaje (záznamy o práci a pracovních aktivitách, o zaměstnavateli, pracovišti, pracovním zařazení a pozici, o pracovním hodnocení, pracovním ocenění apod.)
7. Provozní a lokační údaje (typicky údaje z elektronických systémů vztahujících se ke konkrétnímu subjektu údajů – např. údaje o využití informačních systémů, o datovém provozu a elektronické komunikaci, o využívání telefonu, o přístupu do různých prostor, záznamy z kamerových systémů apod.)
8. Údaje o aktivitách subjektu (publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích, zapojení do projektů, údaje o pracovních či studijních cestách apod.)
9. Údaje o jiné osobě (adresní a identifikační údaje člena rodiny, manžel/manželka, dítě, partner apod.) – vždy v souladu se zásadou minimalizace údajů a striktně při splnění právem stanovených požadavků.
10. Zvláštní kategorie osobních údajů (údaje o trestních odsouzeních, údaje o zdravotním stavu a změnách zdravotního stavu, členství v odborech apod.) – vždy však striktně v souladu se zásadou minimalizace údajů a striktně při splnění právem stanovených požadavků.

Právní důvody pro zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů v rámci výše uvedených činností probíhá na základě odpovídajících právních důvodů, kterými jsou:

1. Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti vztahující se na MENDELU jako na správce osobních údajů:
   Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pro účely plnění právních povinností uložených MENDELU zvláštními zákony ve znění pozdějších předpisů, a to zejména těmito:
   • zákon č.111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách)
   • zákon č.130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu a vývoje)
   • zákon č.262/2006 Sb., zákoník práce
   • zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
   • zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích
   • zákon č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti
   • zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti
   • zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů
   • zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích
2. Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (týká se případů, kdy MENDELU vystupuje jako orgán veřejné moci, tj. orgán oprávněný rozhodovat o právech a povinnostech osob, případně jinak zasahovat do jejich sféry.
3. Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, nebo pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na Váš návrh:
   Vaše osobní údaje zde potřebujeme pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy (mj. pro přípravu smlouvy).
4. Zpracování je prováděno, protože k tomu subjekt údajů udělil souhlas:
   Souhlas, který jste nám udělil ke zpracování Vašich osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.
5. Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce, které spočívá zejména:
   • v ochraně majetku
   • v zajištění bezpečnosti počítačové sítě, ICT systémů a dat
6. Zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (v případě MENDELU bude tento důvod zpracování osobních údajů výjimečný).

Předávání osobních údajů

Za účelem naplnění zákonných povinností, MENDELU předává vybrané osobní údaje určeným subjektům, a to např. Ministerstvu školství mládeže a tělovýchovy, Policii České republiky, státnímu zastupitelství, soudům, orgánům finanční správy, orgánům správy sociálního zabezpečení, Magistrátu města Brna apod. Osobní údaje mohou být dále MENDELU předávány i dalším subjektům obecně při naplnění podmínek v souladu s ustanovením § 88 odst. 5 zákona č.111/1998 Sb., o vysokých školách: „Vysoká škola sdělí tomu, kdo osvědčil právní zájem, příslušný údaj z matriky studentů.“

Předávání osobních údajů správcem za účelem naplnění zákonných povinností je ve smyslu článku 6 odst. 1 písm. c) GDPR zpracováním nezbytným pro splnění právní povinnosti, která se na vysokou školu v postavení správce osobních údajů vztahuje. Nejedná se o zpracování osobních údajů opírající se o právní základ „souhlasu“ uděleným ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

MENDELU běžně nepředává osobní údaje mimo Evropskou unii. Ve zcela výjimečných případech (např. v souvislosti s řešením mezinárodních projektů) může docházet k předání osobních údajů mimo Evropskou unii (do třetích zemí či mezinárodním organizacím). V těchto případech dochází k předávání osobních údajů do země či mezinárodní organizaci v režimu rozhodnutí o odpovídající ochraně a při splnění podmínek tohoto rozhodnutí (čl. 45 GDPR) nebo je založeno na zárukách uznávaných GDPR (čl. 46 GDPR) či na souhlasu subjektu údajů.

Doba uchování osobních údajů

Údaje se uchovávají pouze po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k dané činnosti zpracování osobních údajů a v souladu s platným Spisovým a skartačním plánem, vydaným v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Příslušné údaje jsou pak zlikvidovány nebo archivovány.

Přehled Vašich práv ohledně ochrany osobních údajů

Jako subjekt údajů máte, za předpokladu prokázání Vaší totožnosti, následující práva:

• právo na přístup k osobním údajům za podmínek uvedených v čl. 15 GDPR, které Vám umožňuje zjistit, zda a případně jaké údaje o Vaší osobě MENDELU zpracovává a uchovává, účel, právní základ, způsob a dobu zpracování a příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny;
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů za podmínek uvedených v čl. 16 GDPR. Jako subjekt údajů jste zároveň povinen/a oznamovat MENDELU změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Poskytnout MENDELU nezbytnou součinnost v případě, že zjistíme nepřesnost v údajích, které o Vás zpracováváme;
• právo na výmaz za podmínek uvedených v čl. 17 GDPR. Toto právo se uplatní pouze v případě, že MENDELU neprokáže oprávněné důvody pro zpracovávání Vašich osobních údajů;
• právo na omezení zpracování za podmínek uvedených v čl. 18 GDPR. Toto právo se uplatní pouze v případě, pokud popíráte přesnost osobních údajů, důvody a účelnost jejich zpracování nebo vznesete námitku proti jejich zpracování;
• právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování za podmínek uvedených v čl. 19 GDPR, provedené ze strany MENDELU jako správce osobních údajů, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí;
• právo na přenositelnost osobních údajů, které se Vás týkají a poskytnutých na základě souhlasu nebo smlouvy a zpracovávaných MENDELU automatizovaně, a to za podmínek uvedených v čl. 20 GDPR. Právo zahrnující získat takové osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo požádat MENDELU o předání těchto údajů jinému Vámi určenému správci, pokud je to technicky proveditelné. Správce však neprovádí automatizované zpracování poskytnutých osobních údajů;
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, a to pouze v případě zpracování, které je prováděno ve veřejném zájmu, či na základě oprávněného zájmu správce za podmínek uvedených v čl. 21 GDPR;
• právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného na automatizovaném zpracování, včetně profilování pouze za podmínek uvedených v čl. 22 GDPR. Správce však neprovádí žádné plně automatizované rozhodování, či zpracování bez vlivu lidského posouzení, které by mělo pro subjekt údajů právní účinky nebo jiné významné dopady;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů na základě čl. 77 GDPR.

Způsob uplatnění Vašich práv

Svá práva můžete uplatňovat následujícími způsoby:

• v listinné podobě prostřednictvím dopisu opatřeného vlastnoručním ověřeným podpisem subjektu údajů a doručeného správci prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb;
• elektronicky prostřednictvím datové zprávy doručené do datové schránky správce ID 85ij9bs;
• elektronicky e-mailem, opatřeným kvalifikovaným nebo zaručeným elektronickým podpisem subjektu údajů zaslaným na elektronickou podatelnu správce;
• osobním předáním písemné žádosti na podatelně správce, podmíněným identifikací subjektu údajů dle občanského průkazu nebo cestovního dokladu ověřeného pověřeným zaměstnancem správce.